1. 관련 : 보안업무시행세칙 제106조(보안교육)
2. 우리학교 구성원의 보안의식 고취를 위하여 대학산업기술 보호 매뉴얼에서 업무수행을 위하여 필요한 부분을 발췌하여 안내하오니 전교직원이 숙지할 수 있도록 하여 주시기 바랍니다.
연구데이터 생산과정에서의 물적 관리
1. 연구노트 작성
대학 연구실에서 연구데이터가 생산되면 곧바로 기록한다. 대학의 연구데이터를 물리적으로 기록하는 이유는 연구데이터를 후속 연구 또는 기술개발에 활용할 수 있고 특허 등으로 권리화 하기 위한 자료로서 활용하며 실시간으로 기록된 연구데이터를 차후 분쟁에 활용할 수 있기 때문이다.
기록된 연구데이터를 보다 효율적으로 보호하기 위해서는 대학별로 표준화된 연구노트에 모든 연구데이터를 기록하는 것이 바람직하다.
아직까지는 많은 대학이 연구원들의 연구노트 작성을 의무화하지 않고 연구노트를 표준화 하지 않았다. 그러나 모든 연구원들에게 표준화된 연구노트에 연구일지의 작성을 의무화하여 연구데이터를 축적하여 기록해 나가면 연구데이터가 보다 효과적으로 관리될 것이며 사용방법은 다음과 같다.
가. 일련번호
연구노트 페이지의 일련번호를 확인하면 연구데이터의 유출여부를 즉시 확인할 수 있다. 일련번호가 매겨진 페이지가 유실되었다는 것은 해당 페이지에 기록된 연구데이터가 유출되었다는 의미이기 때문이다.
나. 공 란
연구데이터의 완전성을 담보하기 위해서는 기록이 완료된 페이지에 공백이 남지 않도록 하여야 한다. 보통 공백에서 사선을 그어 페이지 기록이 완료되었음을 표시한다.
다. 필기
연필과 같이 지워지는 필기구를 사용해서는 안 된다. 이러한 필기구를 사용하여 기재한 연구노트는 자의적으로 수정이 가능하므로 연구데이터의 신뢰성을 확보할 수 없기 때문이다.
라. 기록순서
연구노트는 연구내용을 연구순서에 따라 빠짐없이 기재하고 날짜를 건너뛰거나 역순으로 기록하지 않아야 한다. 연구순서에 따라 빠짐없이 기재하여야 해당 연구결과가 어떠한 과정을 통하여 도출되었는지를 추적할 수 있고, 그 연구 결과를 신뢰할 수 있기 때문이다.
마. 정확한 기록
연구노트를 정확하고 구체적으로 기록하면 다른 연구자가 연구과정을 재현할 수 있고, 연구의 객관성을 담보할 수 있게 된다. 이러한 기록은 또한 특허 등의 권리 취득에도 중요한 자료가 되고, 연구데이터의 유출이나 연구데이터 관련 분쟁이 일어났을 경우에 책임소재를 파악하고 분쟁을 잘 해결할 수 있는 자료가 되기도 한다.
바. 기록의 수정
기록을 수정할 경우 최초의 기록이 보이도록 하는 것도 연구데이터의 완전성을 담보 하기 위한 것이다.
사. 연구노트의 가치
연구노트는 그 자체가 지적재산으로서 매우 중요한 대학의 자산이다. 이에 대한 중요성을 강조하는 것은 연구데이터에 대한 보안의식을 고취하는 데에도 중요하다. 또 연구노트는 뒷면을 활용하지 않거나 비쳐 보이지 않도록 보완할 필요가 있으며, 기록자가 누구인지, 그리고 기록내용을 누가 검토하였는지를 표시할 수 있는 서명란이 반드시 마련되어 있어야 한다.
2. 표시 및 사본의 작성
대학에서의 연구과정에서 얻어진 연구데이터는 널리 활용될 수 있고 안전하게 보관될 수 있도록 일정한 가공과정을 거치게 된다. 연구데이터 생산에서 가장 핵심적인 가공과정은 다음의 두 가지이다.
가. 관계사항의 표시
일단 생산된 연구데이터는 보안유지의 필요가 없다고 인정되기 전까지 보안취급대상이라는 사실을 분명히 알 수 있도록 표시하여 비권한자가 열람하는 일이 없도록 하여야 한다.
특히 중요한 연구데이터는 보다 높은 수준의 보안이 필요하다. 이를 위하여 연구데이터관리규정에 따라 등급과 접근권한을 분명하게 기록해야 한다. 모든 연구데이터에는 작성날짜와 페이지를 반드시 표시하여 정기적으로 점검하고, 보안취급의무 위반시의 조치를 겉표지에 경고하여 둔다.
그리고 연구데이터의 산출에 관여한 모든 사람을 기록하여 보존할 필요가 있다. 이것은 비밀취급이 필요한 연구데이터가 잘못 유출되었을 경우에 그 유출경로를 추적할 수 있는 출발점이 될 수 있기 때문이다.
나. 사본의 작성
연구데이터는 처음 기록시부터 관계자 이외에는 접근할 수 없는 장소에서 작성하는 것이 바람직하다.
연구원들의 공동열람 또는 자료의 망실 등을 대비하여 사본을 만들 때는 반드시 총 발행부수와 일련번호를 기입하여 관리한다.
